Administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Denna annons avser samma tjänst som annonserna med ref nr 2020/155 med arbetsort
Stockholm och ref nr 2020/156 med arbetsort Karlskrona.

Kustbevakningen söker en administrativ assistent till Kanslienheten med placering i Göteborg, Karlskrona eller Stockholm. Kustbevakningen har en ledning för hela verksamheten med sex avdelningar som arbetar med ett nationellt perspektiv.

Kanslienheten tillhör operativa avdelningen och ansvarar bland annat för planerings- och uppföljningsprocessen inom avdelningen, systemägarskap för operativa stödsystem och administrativt stöd.

Har du erfarenhet av att jobba som administratör och tycker om att ge stöd och service? Då kan vi erbjuda dig ett omväxlande arbete i en spännande myndighet i ett trevligt team.

Arbetsuppgifter

I rollen som administrativ assistent ska du med eget ansvar och i samverkan med andra lämna administrativt stöd inom avdelningen avseende bland annat:

• fakturahantering, inköp av varor och tjänster,
• boka och organisera resor, konferenser och möten,
• fördela inkommande ärenden inom avdelningen, inklusive diarieföring och viss handläggning,
• skriva minnesanteckningar/protokoll vid möten,
• språkgranska och läsa korrektur av olika typer av beslut, underlag, protokoll och ärenden,
• medverka i utveckling av administrativa rutiner,
• att vid platsansvarigs semester/ledighet ansvara för platsuppgifter på orten.

Kvalifikationer

Du har:

• avslutad gymnasieutbildning med godkända betyg,
• flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från en större organisation, 
• god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på såväl svenska som engelska,
• god förmåga att arbeta i Windows Office miljö,
• körkort B

Det är meriterande om du har eftergymnasial administrativ utbildning.

Erfarenhet av ekonomisystemet Unit 4 och kunskaper inom Lagen om offentlig upphandling (LOU) är meriterande. Vi ser gärna att du även har erfarenhet av ärendehanterings- och diarieföringssystem samt har kännedom om statlig verksamhet.

Som person är du engagerad och har framförallt en positiv inställning. Du stimuleras av att lära dig nya saker och strävar efter att ständigt utveckla dig. Då rollen innefattar många kontaktytor har du också en god kommunikations- och samarbetsförmåga. Som person är du också proaktiv, strukturerad och har lätt för att skifta fokus och prioritera. Du är lösningsorienterad och trivs med att ta initiativ, sätta igång aktiviteter, uppnå resultat och hålla tidsramar. Du har förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifter liksom att du är flexibel och kan anpassa dig till ändrade omständigheter.  

När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper och förmågor.

Som en del i urvalsprocessen kan tester komma att användas.

Villkor
Tjänsten är tillsvidare med sex månaders inledande provanställning.

Tillträdesdatum 1 november 2020 eller enligt överenskommelse. 

För anställning krävs svenskt medborgarskap, körkort för personbil, drogtest samt säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen.

Kustbevakningen medverkar i utlandsuppdrag och internationella insatser. I anställningen ingår därför en skyldighet att tjänstgöra utomlands i de fall det krävs för verksamheten.