Avdelningsassistent till IT-avdelningen

Beskrivning
Kustbevakningen söker dig som vill arbeta som assistent på IT-avdelningen, med placering i Karlskrona. IT-avdelningen har helhetsansvar för utveckling, drift och support av IT-system som används både ombord på fartyg och flygplan samt på kontor. Avdelningen består av fyra enheter vid namn Applikationsutveckling- och IT-stödenheten, IT-infrastrukturenheten, IT-säkerhetsenheten samt Klient- och supportenheten. Utöver de fyra enheterna finns även två sektioner; Servicedesksektionen och Applikationsutvecklingssektionen. Totalt är vi idag ca 65 medarbetare fördelat på orterna Karlskrona, Göteborg, Stockholm och Malmö.

Som avdelningsassistent på IT-avdelningen kommer du att rapportera till en av enhetscheferna på avdelningen, men fungera som ett administrativt stöd för avdelningens samtliga chefer, inklusive avdelningschefen.

Arbetsuppgifter
Dina arbetsuppgifter kommer vara varierande och av administrativ karaktär. Det handlar exempelvis om att boka möten och lokaler, förbereda inför och medverka vid avdelningskonferenser, boka resor i vårt resebokningssystem, ta minnesanteckningar och protokoll vid möten, bevaka avdelningens funktionsbrevlåda, administrera avdelningens interna webbsidor på vårt intranät, granskning av fakturor i vårt fakturahanteringssystem, delta i dialogen med vår ekonomifunktion gällande ekonomisk uppföljning, ärenden i vårt dokument- och diarieföringssystem, administration av personuppgiftsbehandlingar på avdelningen och dylikt. Även att formulera text-utkast för olika syften kan förekomma. Då avdelningen finns placerad på flera orter kan det eventuellt förekomma resor i tjänsten.

Kvalifikationer

Du har en eftergymnasial utbildning på minst två år inom administration, ekonomi eller liknande, eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Detta i kombination med minst två års erfarenhet från att ha arbetat med administration och dokumentation och likaså varit stöd till chefer och/eller ledningsgrupp. Meriterande är relevant erfarenhet från arbete inom offentlig sektor likaså erfarenhet från dokument- och diarieföringssystem eller liknande. Du behöver god vana av att arbeta i Office-paketet (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

För att trivas i rollen som avdelningsassistent behöver du vara serviceinriktad och trivas med att samarbeta med andra, samtidigt som du kan arbeta självständigt när det behövs. Du har god kommunikationsförmåga i dialogen med andra personer och grupper. Vidare är du noggrann, är van att arbeta digitalt och har god struktur i ditt arbete för att kunna hantera större volymer och bredden av uppgifter. Som person är du prestigelös, kan ta egna initiativ och är lösningsorienterad. Kustbevakningen arbetar med, och har stort fokus på medarbetarskap och ledarskap och det är därför viktigt att din värdegrund stämmer överens med Kustbevakningens – helhetssyn, välvilja och engagemang.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och förmågor för denna tjänst.

Villkor

Tillsvidareanställning med 6 månaders inledande provanställning och tillträde enligt överenskommelse. Placering i Karlskrona.

För anställning krävs svenskt medborgarskap, körkort för personbil (ej automat), drogtest samt säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen.

Kustbevakningen medverkar i utlandsuppdrag och internationella insatser. I anställningen ingår därför en skyldighet att tjänstgöra utomlands i de fall det krävs för verksamheten.

Vid tillsvidareanställning medföljer även en skyldighet att krigsplaceras.