Receptionist, med inriktning kontors- och lokalservice - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Kustbevakningen söker en receptionist till lokalförsörjningsenheten.

Lokalförsörjningsenheten tillhör Materiel- och lokalförsörjningsavdelningen vars ansvar är att försörja verksamheten med den tekniska och materiella förmågan genom anskaffning, utveckling och vidmakthållande. Inom avdelningen ingår också fartygsteknikenheten, miljöskyddsteknikenheten, teknikutvecklingsenheten samt inom kort också den nya enheten stöd- och rederienheten. För närvarande omfattar avdelningen ca 50 medarbetare. 

Lokalförsörjningsenheten består för närvarande av tio personer. I enhetens ansvar ingår såväl strategiska som operativa frågor inom lokal- och anläggningsförsörjning, underhåll av lokaler och övriga fastighetsfrågor samt internservice, intendenturförråd och telefonväxel. Enheten ansvar också för mediaförsörjning, elsäkerhet och tillträdesskydd.

Arbetsuppgifter

Gillar du ordning och reda och att vara spindeln i nätet? Då erbjuder Kustbevakningen ett omväxlande arbete som receptionist i ett positivt arbetslag som värdesätter god service och goda relationer!

Som receptionist blir dina huvudsakliga arbetsuppgifter att arbeta i myndighetens centrala växel och reception i Karlskrona. Arbetsuppgifterna består av arbete med att administrera och svara i myndighetens telefonväxel samt traditionellt receptionsarbete i övrigt som till exempel besöksmottagning, mötesbokningar, post- och pakethantering. Det ingår även arbetsuppgifter inom kontors- och lokalservice, som till exempel inköp av kontorsmateriel, administration av datoriserade system för passageanläggningar, administrativ fakturahantering med mera.

Kvalifikationer

Vi söker dig som är en social, strukturerad och serviceinriktad person. Du har lägst gymnasiekompetens i form av godkända slutbetyg/gymnasieexamen. Utbildningsbakgrunden kan se olika ut, det kan till exempel vara inom administration eller ekonomi. Du har flera års erfarenhet av arbete inom reception och/eller växeltelefoni samt erfarenhet av inköpsadministration, fakturahantering och arbete i datorsystem. Goda kunskaper i MS Office och windowsmiljö är en förutsättning för jobbet liksom att kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska i såväl tal som skrift.

I rollen ställs det krav på att du är lyhörd och lösningsorienterad. För att trivas och lyckas i ditt uppdrag är det viktigt att du har god samarbetsförmåga och har ett verksamhetsnära arbetssätt då arbetet innebär att ha stor kunskap om myndighetens organisation och vilka arbetsuppgifter som hanteras vart i organisationen.

Du ska också bli stimulerad av att skapa kontakter med kollegor och leverantörer då arbetet blir lättare att utföra genom att ha många kontaktytor inom och utom myndigheten. Som person är du prestigelös, engagerad, strukturerad och är van att ta ett eget ansvar och egna initiativ som leder till tydliga resultat. För att vara framgångsrik i rollen är vana vid problemlösning, flexibilitet, personlig styrka och integritet viktiga parametrar, tillsammans med ett gott omdöme.

När vi anställer lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmågor, liksom vid tidigare erfarenheter som bedöms vara relevanta för tjänsten.

Villkor

Anställningen är en tillsvidareanställning med inledande 6 månaders provanställning. Tillträde omgående eller enligt överenskommelse.

För anställning krävs svenskt medborgarskap, körkort för personbil, drogtest samt säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen.

Kustbevakningen medverkar i utlandsuppdrag och internationella insatser. I anställningen ingår därför en skyldighet att tjänstgöra utomlands i de fall det krävs för verksamheten.

Vid tillsvidareanställning medföljer även en skyldighet att krigsplaceras.