Operativ handläggare - administratör till Kanslienheten

Beskrivning

Kanslienheten är den samordnande funktionen i Operativa avdelningen och länken mellan kärnverksamhetens behov och myndighetens stödfunktioner. Operativa avdelningen är stor med många enheter, och Kanslienheten är kittet som får delarna att hänga ihop så att verksamheten blir sammanhållen och effektiv. Enhetens ansvar omfattar dels administration av resor, fakturor och IT-behov och dels att vara ett ledningsstöd till chefen för Operativa avdelningen. Vi befinner oss i en dynamisk fas med ett utvecklingsarbete att stärka stödet till avdelningsledningen.

Arbetsuppgifter

Som operativ handläggare är du en viktig del i det lag vi bygger för att stötta avdelningschefen med att sortera i informationsflödet, bereda ärenden, fördela arbetsuppgifter och samordna pågående och kommande verksamhet.

Arbetet består i att, tillsamman med kollegor, administrera flödet av operativa behov. Inkommande information sorteras in i ett ledningssystem för beredning, åtgärder eller delegering. När du lärt känna verksamheten kommer ditt särskilda ansvar vara att bevaka kuststationernas behov. Dina erfarenheter och kreativa idéer kommer att vara viktiga bidrag i arbetet med att förbättra och forma ledningssystemet mot en tydlig målbild att göra avdelningsledningens arbete enklare.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Avslutad gymnasieexamen eller likvärdig utbildning.
• Relevant flerårig arbetserfarenhet som administrativt ledningsstöd, eller annan liknande erfarenhet som vi på Kustbevakningen bedömer som likvärdig.
• Erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem.
• Goda kunskaper i Office-paketet.
• Goda kunskaper i svenska, i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av stabsarbete.
• Goda kunskaper i engelska, i tal och skrift.

Som person är du ordningsam, flexibel och lösningsorienterad. Du kan både följa satta strukturer och gillar ordning och reda, samtidigt som du ser förbättringsmöjligheter och kan omsätta dessa till praktiska resultat. Du trivs i samarbetet med andra och är både nyfiken och kommunikativ. Du har integritet att ifrågasätta när du inte förstår och tycker om att söka upp kompletterande information. När du kommit in i arbetet kommer du få stort förtroende att göra egna kvalitetsbedömningar. Det är också en fördel om du har förståelse för vad operativ verksamhet innebär. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Villkor

Detta är en tillsvidaretjänst med sex månaders provanställning, med start omgående enligt överenskommelse. Frågor gällande tjänsten hänvisas till rekryterande chef Martin Scheutz, 070-864 18 69.

För anställning krävs svenskt medborgarskap, godkänt drogtest samt säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen.

Kustbevakningen medverkar i utlandsuppdrag och internationella insatser. I anställningen ingår därför en skyldighet att tjänstgöra utomlands i de fall det krävs för verksamheten.

Vid tillsvidareanställning medföljer även en skyldighet att krigsplaceras.